AJR Online SIA

Details
Highlights
Company

Ko Mēs Meklējam

Mēs meklējam pieredzējušu un proaktīvu administratīvo asistentu, kurš uzņemtos būtiskas administratīvās atbildības, nodrošinot, ka mūsu vadība var koncentrēties uz uzņēmuma izaugsmi. Šai lomai nepieciešamas izcilas organizatoriskās prasmes, spēcīgas komunikācijas spējas un proaktīva domāšana, lai pārvaldītu dažādas administratīvās funkcijas no komunikācijas apstrādes līdz grafiku veidošanai, dokumentu pārvaldībai un citām uzdevumu jomām.

Darba pienākumu apraksts

Komunikācijas pārvaldība:

Pārvaldīt un kategorizēt WhatsApp ziņojumus, e-pastus un klientu čatus (caur Slack un WhatsApp).
Atbildēt ātri un efektīvi, kā arī ziņot par iespējamiem klientu jautājumiem, lai nodrošinātu to savlaicīgu risināšanu.
Piedāvāt esošajiem klientiem atsauksmju iespējas ar mūsu partneriem.

Kalendāra un sapulču koordinācija:

Organizēt un pārvaldīt dibinātāja kalendāru, ieplānot sapulces un, ja nepieciešams, pārdalīt uzdevumus vai zvanu laikus.
Sagatavot sapulču darba kārtību, veikt pierakstus un izplatīt darbību punktus, lai nodrošinātu turpmāku uzdevumu izpildi pēc svarīgām diskusijām.

Pieņemšana darbā un komandas koordinācija:

Organizēt un noorganizēt zvanu sesijas darbā pieņemšanai vai komandas saziņai.
Seko līdzi kandidātiem attiecībā uz nepieciešamajiem resursiem un kārtot viņu sarindojumu pēc kvalifikācijas.

Dokumentu un prezentāciju atbalsts:

Sagatavot prezentācijas/deku vajadzības gadījumā.
Uzturēt digitālas dokumentu pārvaldības sistēmas, lai nodrošinātu, ka faili ir sakārtoti un pieejami.

Līgumi un rēķinu izrakstīšana:

Sagatavot līgumus klientiem un komandas locekļiem, izmantojot iepriekš izveidotas veidnes.
Sekot līdzi līgumu derīguma termiņiem un nodrošināt savlaicīgu pagarināšanu.
Seko līdzi nepelnītiem rēķiniem, nodrošinot, ka maksājumi tiek saņemti pirms katra mēneša 23. datuma.

Pētījumi un satura atbalsts:

Veikt pētījumus par satura un rīku izstrādi, kā to pieprasa dibinātājs vai pakalpojumu vadītājs.
Atrast resursus, lai atbalstītu dibinātāja sociālo mediju ierakstus.

Komandējuma un ikdienas uzdevumu organizēšana:

Organizēt komandējuma plānus no A-Z

Papildu atbalsts:

Proaktīvi uzraudzīt un pārvaldīt administratīvos uzdevumus, lai novērstu jebkādu nepamanītību.
Sniedz atsauksmes un norādi uz potenciālām procesu uzlabošanas iespējām, lai palielinātu operacionālo efektivitāti.

Prasības

Pieredze:

Vismaz 2 gadu pieredze kā administratīvs asistents vai līdzīgā lomā.

Prasmes:

Izcilas angļu valodas prasmes (rakstiski un mutiski).
Augsta organizētības līmeņa prasme ar spēcīgu uzmanību detaļām.
Patīkama un profesionāla komunikācija.
Spēja pārvaldīt vairākus uzdevumus un ievērot termiņus komunikācija jāveic 1 stundas laikā un uzdevumi 24 stundu laikā.

Atrašanās vieta:

Rīga, taču darbs lielākoties tiktu veikts attālināti.

Personīgās īpašības:

Spēj nodrošināt konfidencialitāti
Apņēmīgs un godīgs; spēj sniegt atklātas atsauksmes, ja vadība novedas nepareizā virzienā.

Sagaidāmie Rezultāti

Efektivitāte:

Visi līgumi, dokumenti un rēķini tiek sagatavoti precīzi un bez kļūdām, tādējādi novēršot nepieciešamību pēc vadības un pakalpojumu vadītāja atkārtotas pārskatīšanas vai korekcijas.

Fokuss:

Vadība var fokusēties uz stratēģiskiem uzdevumiem ar augstu ietekmi un izaugsmes potenciālu, deleģējot administratīvos pienākumus administratīvajam asistentam.

Komunikācija:

Savlaicīga un strukturēta iekšējās un ārējās komunikācijas apstrāde, nodrošinot, ka potenciālās problēmas tiek nekavējoties identificētas un efektīvi atrisinātas.

Ja esi proaktīvs cilvēks, kurš uzplaukst dinamiskā vidē un esi gatavs atbalstīt mūsu vadības komandu, vienkāršojot administratīvās darbības, mēs labprāt dzirdētu no tevis.

Monthly gross salaryGross/mo € 1200 - 1400