472
Reģistrācijas numurs: 40203663858
- Apraksts
- Pamatinformācija
- Uzņēmums
Amata apraksts un galvenās prasības
Mēs meklējam Tehniskās dokumentācijas kontrolieri, kurš(-a) pārvaldīs ikdienas dokumentu kontroles procesus, nodrošinot stingru atbilstību dokumentu nosaukumu piešķiršanas standartiem, versiju kontrolei, metadatu precizitātei un darbplūsmu pārvaldībai mūsu Kopīgajā datu vidē (Common Data Environment jeb CDE).
Šajā amatā, pakļaujoties Dokumentu kontroles vadītājam, Jūs būsiet galvenā atbildīgā persona par projekta dokumentācijas integritāti un izplatīšanu, veicot kvalitātes pārbaudes, uzraugot dokumentu nosūtīšanas un saskaņošanas ciklus, kā arī uzturot galvenos dokumentu reģistrus, lai nodrošinātu pilnīgu izsekojamību un efektīvu sadarbību starp dažādām projekta komandām visā projekta dzīves ciklā.
Prasības
- 1–3 gadu pieredze dokumentu pārvaldībā, administratīvā atbalsta vai biroja koordinatora amatā.
- Pieredze būvniecības, dzelzceļa vai infrastruktūras projektos tiks uzskatīta par priekšrocību.
- Pieredze darbā ar dokumentu vadības sistēmām (DMS), piemēram, SharePoint, Aconex, ASITE vai Autodesk ACC.
- Labas prasmes darbā ar MS Office, Outlook, PowerPoint un SharePoint; zināšanas par jebkuru elektronisko dokumentu vadības sistēmu (EDMS) tiks uzskatītas par priekšrocību.
- Angļu valodas zināšanas biznesa komunikācijas līmenī.
*Angļu valodas prasmes ir nepieciešamas, jo amata pienākumi paredz ikdienas saziņu ar starptautiskiem kolēģiem un sadarbības partneriem. Lūdzam ņemt vērā, ka atlases procesa galvenā saziņas valoda būs angļu valoda.
Kompetences
- Augsta precizitāte un uzmanība detaļām.
- Spēja pielāgoties digitālajiem risinājumiem un jaunām tehnoloģijām.
- Labas laika plānošanas un darba organizēšanas prasmes.
Galvenie pienākumi
- Palīdzēt sagatavot, formatēt un aktualizēt kontrolētos dokumentus (procedūras, formas, veidlapas, rokasgrāmatas).
- Nodrošināt, ka visi dokumenti atbilst uzņēmuma un projekta standartiem, veidnēm un nosaukumu piešķiršanas prasībām.
- Sekot līdzi dokumentu redakcijām un uzturēt precīzu versiju kontroli visiem dokumentu veidiem.
- Pārbaudīt, vai katrā dokumentā ir iekļauti visi projektā noteiktie rekvizīti, tostarp versija, statuss/piemērotība lietošanas mērķim, disciplīnas vai autora kodi un dokumenta identifikatori.
- Sagatavot, izsniegt un uzraudzīt dokumentu nosūtīšanas paketes (transmittals).
- Augšupielādēt, atjaunināt un organizēt dokumentus dokumentu vadības sistēmā (DMS) vai apstiprinātās koplietošanas platformās.
- Pārbaudīt metadatu, marķējumu un dokumentu indeksācijas precizitāti un pilnīgumu.
- Nodrošināt, ka visi kontrolētie dokumenti pirms publicēšanas atbilst kvalitātes un atbilstības prasībām.
- Veikt pilnīguma un formāta pārbaudes pirms dokumentu iesniegšanas, tostarp pārbaudot pareizu mapi, paketes nosaukumu, nepieciešamos pielikumus, veidnes un PDF kvalitātes prasības.
- Atbalstīt projektam neatbilstošu iesniegumu noraidīšanu un atgriešanu, dokumentējot noraidījuma iemeslus un uzraugot atkārtotās iesniegšanas procesu līdz noslēgumam.
- Sniegt atbalstu Dokumentu kontroles vadītājam galveno dokumentu reģistru un uzskaites sarakstu uzturēšanā ienākošajiem, izejošajiem, aizstātajiem dokumentiem un piegādājamo dokumentu statusam.
- Pirms dokumentu koplietošanas vai publicēšanas pārbaudīt informācijas statusu un piemērotības kodus, nodrošinot, ka nepieciešamie apstiprinājumi ir pieejami un izsekojami.
- Nodrošināt pilnvērtīgas audita pēdas saglabāšanu, izmantojot pareizās ACC/ASITE funkcijas versiju aizstāšanai un dokumentu aktualizēšanai.
- Uzraudzīt dokumentu pārskatīšanas un apstiprināšanas darbplūsmas, lai nodrošinātu to savlaicīgu izpildi.
- Sazināties ar atbildīgajiem pārskatītājiem un apstiprinātājiem, ja nepieciešamās darbības kavējas.
- Uzturēt un aktualizēt dokumentu izplatīšanas sarakstus.
- Informēt iesaistītās puses par jaunām dokumentu versijām, izmaiņām un gaidāmajiem pārskatīšanas vai termiņu beigšanās datumiem.
- Koordinēt dokumentu pārskatīšanas ciklus un komentāru noslēgšanu, sekojot līdzi atsauksmēm, termiņiem un nepieciešamajām atkārtotajām izsūtīšanām.
- Atbalstīt komentāru apkopošanu un nodrošināt, ka atbildes tiek sasaistītas ar pareizo dokumenta versiju un nosūtīšanas paketi.
- Sniegt atbalstu iekšējo un ārējo auditu laikā, nodrošinot savlaicīgu dokumentu pieejamību.
- Sadarboties ar dažādām struktūrvienībām (Inženieriju, Personāla nodaļu, Kvalitātes nodrošināšanu, Projektu vadību u.c.), lai apkopotu un pārbaudītu nepieciešamo dokumentāciju.
- Palīdzēt jauno lietotāju apmācībā dokumentu pārvaldības procesos un sistēmu lietošanā.
- Ierosināt uzlabojumus dokumentu kontroles procedūrām, veidnēm un darbplūsmām.
- Atbalstīt konfigurāciju un izmaiņu vadības procesus, nodrošinot pareizu dokumentu bāzes versiju, aizstāto dokumentu un apstiprinājumu uzskaiti.
- Sagatavot periodiskus pārskatus Dokumentu kontroles vadītājam par ienākošo un izejošo dokumentu apjomu, kavētajām pārskatīšanām, noraidījumu statistiku un reģistru kvalitāti.
- Atbalstīt piekļuves tiesību un izplatīšanas sarakstu uzturēšanu atbilstoši informācijas drošības prasībām.
- Nodrošināt, ka obligātie metadatu lauki tiek aizpildīti konsekventi un atbilst projekta nosaukumu piešķiršanas standartiem un reģistriem.
- Atbalstīt CDE ikdienas darbību, tostarp dokumentu nosūtīšanu, pārskatīšanas darbplūsmas, apstiprināšanu, publicēšanu, kontrolētu izplatīšanu un dokumentu versiju aizstāšanu.
Darbs COBELEC
Mēs meklējam kolēģi pievienoties COBELEC komandai Rail Baltica Enerģētikas apakšsistēmas (ENE) projektēšanas un būvniecības projektā (Design & Build). Tā ir unikāla iespēja piedalīties vienā no nozīmīgākajiem infrastruktūras projektiem Eiropā.
Mēs piedāvājam
- Darba līgumu uz noteiktu laiku un iespēju iesaistīties ilgtermiņa starptautiskā projektā ar perspektīvu noslēgt darba līgumu uz nenoteiktu laiku.
- Iespēju pievienoties stabilam uzņēmumam, kas ir daļa no vadošas infrastruktūras grupas.
- Profesionālās izaugsmes iespējas dinamiskā un starptautiskā darba vidē.
- Regulāras apmācības un profesionālo atbalstu.
- Atsevišķos gadījumos, atkarībā no projekta vajadzībām, var būt nepieciešami komandējumi uz citām projekta atrašanās vietām.
Lūdzam iesniegt savu CV un motivācijas vēstuli angļu valodā. Informējam, ka sazināsimies tikai ar kandidātiem, kuri tiks izvirzīti nākamajai atlases kārtai.
€
2200 - 2700
Atrašanās vieta
- Rīga, Latvija
Marijas iela 2A, Rīga
Darba veids
- Pilna slodze
Valodas
- Angļu
- Latviešu
Kontaktpersona
HR COBELEC
+371 25465549
HR COBELEC
+371 25465549
COBELEC PS ir Latvijā bāzēts uzņēmums, kas apvieno pasaules mēroga infrastruktūras līderu Cobra un Elecnor Group pieredzi un kompetenci. Mēs specializējamies liela mēroga enerģētikas un transporta infrastruktūras projektos, un šobrīd ieņemam nozīmīgu lomu Rail Baltica projekta īstenošanā.Apvienojot starptautisku pieredzi ar vietējām stratēģiskajām darbībām, mēs profesionāļiem piedāvājam unikālu iespēju strādāt pie viena no nozīmīgākajiem ilgtermiņa infrastruktūras attīstības projektiem Eiropā. Pievienojieties COBELEC PS komandai un kļūstiet par daļu no uzņēmuma, kas tiecas uz izcilību inženierijā, inovācijām un labāk savienotu nākotni.
COBELEC PS is a Latvian-based company that synergizes the global expertise of infrastructure leaders Cobra and Elecnor Group. We specialize in high-scale energy and transport infrastructure, currently playing a key role in the delivery of the Rail Baltica project. By combining international heritage with local strategic operations, we offer professionals a unique opportunity to work on one of Europe's most significant long-term infrastructure developments. Join COBELEC PS and become part of a team dedicated to engineering excellence, innovation, and a more connected future.
Reģistrācijas numurs: 40203663858
Tev varētu interesēt arī:
Dokumentu kontroles speciālists/-e
Siltumapgādes, ventilācijas un gaisa kondicionēšanas sistēmu projektētājs/-a
Payments Operations Manager